Radman Associates 
Privacy Policy   
The lawful and proper treatment of personal and commercially sensitive information by Radman Associates (radman.co.uk) is extremely important to the success of our business. In 
order to maintain the confidence of our service users and employees this Privacy Notice has 
been prepared to facilitate compliance with the requirements of the General Data 
Protection Regulation (GDPR). This Notice relates to the personal information that is 
collected and held where we provide services to clients, e.g. individuals registering on 
training courses using our online payment system. Prior to any personal data being 
collected, we shall positively confirm that the individual providing the data is aware of and 
has agreed to the terms indicated in this  Privacy Notice.  
Company information  
Radman Associates is an independent UK consultancy providing radiation protection 
services including the provision of RPA advice, RPS training courses and technical support 
Why we collect the information 
We need to collect personal information to allow us to process requests for our services, 
communicate with client contacts and invoice accordingly.  
What personal information we collect 
We collect the following information for individual contacts taking on our RPA services and 
for those registering on our training courses online:  
 Full name  
 Contact address  
 Email and telephone contact details  
 Credit card or other payment details  
We will only collect, process or hold personal information where this is necessary to provide 
the services or support that is requested.  
Who information will be shared with 
We will only share your information with others where this is necessary to satisfy our 
contractual obligations. For example, if you have personally paid for a training course, we 
may share your name and training information with your employer. We shall also provide 
your personal and employer name to the hotel where the course is to be run. We may be 
required to share the information with the authroities, e.g. under The Money Laundering, 
Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017. We 
will not share any information that is subject to a non-disclosure agreement without 
obtaining written permission from you.  
How the information will be used  
Your information will be used to provide the services and support you have requested. We 
may also use your information to send you information regarding additional services and 
support that you may require. For example, if you have attended a training course, we may 
send you information regarding refresher courses which may be relevant to you. Some 
information may be used to assess performance against Company policies and targets, 
the data will be anonymised.  
How long we keep the information 
The Ionising Radiations Regulations 2017 require individuals to receive refresher training at 
regular intervals. As a result, if you have attended an ionising radiation training course, we 
will keep your information for five years. This will allow us to provide you with information 
regarding relevant refresher training courses. Exposure to ionising radiation can cause 
health effects many years in the future. It is important, therefore, that we keep sufficient 
details for a significant length of time to enable accurate reporting of exposures where we 
have given advice about those exposures. As a result, where the information relates to our 
advice on exposure to ionising radiation exposure, we shall keep these records for fifty 
Your rights with regard to the information we hold
The GDPR includes the following rights for individuals:  
The right to be informed  
The right of access  
The right to rectification  
The right to erasure  
The right to restrict processing of the data  
The right to data portability  
The right to object  
The right not to be subject to automated decisionmaking including profiling 
Radman Associates follow a number of procedures which ensure that individual rights are 
upheld and any requests are actioned in a timely manner.  
How you can access the information we hold 
If you would like to know what personal information we hold for you, please contact us. 
We will endeavour to action your request within 5 working days.  
Withdrawing consent to hold personal information  
If you would like us to delete any of the personal information we hold for you, please 
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provided consent for the processing of your data, you have the right (in certain 
circumstances) to withdraw that consent at any time and should contact us. We will 
endeavour to action your request within 5 working days. Please note, withdrawing consent 
will not affect the lawfulness of the processing before your consent was withdrawn.  
Who to contact with any data protection 
If you have any queries with regard to this Privacy Notice or would like any further 
information regarding the personal data we hold (or would like to hold) for you, please 
contact: Hilary Evans (Office Manager) admin@radman.co.uk  
If you believe that we have not complied with the requirements of the GDPR with regard to 
your personal data, please contact the Information Commissioners’ Office directly using the 
details on their website https://ico.org.uk/concerns 
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This is the Cookies Policy for Radman Associates accessible from www.radman.co.uk 
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